2020-01-23

Pełzający wzrost cen

Marszowy krok kosztów działalności Spółdzielni

 

Zastępca Prezesa Zarządu,
Zastępca Dyrektora do spraw Ekonomicznych:

mgr Teresa Ślązkiewicz

 

Tak się ostatnio przyjęło, że każda ustawowa zmiana przepisów prawa w obszarze prowadzenia działalności gospodarczej wiąże się ze znacznym wzrostem nakładów pracy w przedsiębiorstwie. Spółdzielczość (a w węższym zakresie spółdzielczość mieszkaniowa), jako jedna z form gospodarowania podlega takim samym rygorom prawnym jak pozostałe podmioty gospodarcze.

 

Dynamika zmian w procesie organizacji pracy całej Spółdzielni, a pionu ekonomiczno-księgowego w szczególności – w ostatnich miesiącach nabiera na sile. Począwszy od roku 2018 (do nadal – bo trend ten jest utrzymywany) zaliczyć należałoby wiele rozwiązań systemowych, koniecznych dla właściwego i prawidłowego prowadzenia działalności.

 

Nowy Rok – 2020 – przynosi nam jeszcze więcej zmian w ustawach dotyczących PIT, CIT, VAT i w ordynacji podatkowej. Niemal wszystkie wiążą się z poważnymi konsekwencjami podatkowymi, takimi jak brak kosztu uzyskania przychodu, brak możliwości ujęcia faktury w ewidencji zakupów, dodatkowe zobowiązania w VAT, solidarna odpowiedzialność kupującego za podatek sprzedawcy, itp.

 

Spośród wielu czynności dodatkowych, jakie w ostatnim czasie zostały zaimplementowane do organizacji pracy pionu ekonomiczno-księgowego, powiązanego z całą strukturą spółdzielczego przedsiębiorstwa – postaram się przybliżyć Państwu pokrótce część z nich. Mam w tym miejscu gorącą prośbę: nie zniechęcajcie się Państwo trudną lekturą, bo wy tylko sobie wszystko raz przeczytacie, a my, w strukturach Spółdzielni, każdego dnia i co do joty wypełniamy literę prawa, co jest wielce żmudne, kosztotwórcze – ale musi być realizowane. Dura lex sed lex. Ta stara, rzymska zasada prawna (Twarde prawo ale prawo) we współczesnej rzeczywistości ma się szczególnie dobrze. Miejcie też Państwo na uwadze to, że rosnąca ilość wykonywanej pracy pociąga za sobą nie tyle w formie pełzającej, ale wręcz w marszowym kroku wzrost kosztów z tą pracą związanych.

 

Obowiązkiem, prawnie ustanowionym, Spółdzielni jest:

 

1.) Sprawdzanie stanu kontrahenta przy zawieraniu umów, zleceń, na dzień dokonania sprzedaży i dzień zlecenia przelewów zgodnie z ustawą o VAT i CIT w wykazie podatników VAT Ministra Finansów (tzw. Biała lista), KRS, CEIDG.

 

Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

  • zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni;
  • nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru;
  • zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Informacje czy podatnik znajduje się w wykazie można sprawdzić z mocą obowiązującą na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdza się podatnika. Baza jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Wykaz obowiązuje od 01.09.2019 r. i jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22:00 - 00:00).

 

Wykaz podatników VAT zawiera w szczególności:

  • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
  • numer, za pomocą którego podatnik został zidentyfikowany na potrzeby VAT, jeżeli taki numer został przyznany;
  • status podatnika, który nie został zarejestrowany albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT;
  • status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany;
  • numer Rejestru Gospodarki Narodowej (REGON), o ile został nadany;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną; – adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania w przypadku braku adresu miejsca prowadzenia działalności w odniesieniu do osoby fizycznej;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany;
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany;
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.

Ponadto dane podatnika w wykazie są widoczne następnego dnia po ich aktualizacji w bazach danych KAS, która jest przeprowadzana na podstawie wniosków składanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności (CEIDG) lub do KRS oraz zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, składanych do urzędów skarbowych.

 

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:

  • rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym;
  • musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
  • rachunek ten musi być potwierdzony w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (STIR).

Sankcje za wpłatę na rachunek spoza listy obowiązują od 01.01.2020 r. Można też potwierdzić aktualność swoich danych, a ewentualne błędy można zgłaszać:

  • do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej wykazpodatnikow@mf.gov.pl ;
  • do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG;
  • do odpowiednich banków - w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie STIR.

2.) Analiza kwot transakcji pod kątem przekroczenia kwoty 15.000 zł. Powyżej i równowartość tej kwoty wymagana jest płatność przelewem na rachunek bankowy widniejący w wykazie podatników VAT.

 

Jedną z najważniejszych informacji w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT są numery firmowych rachunków bankowych.

 

Chodzi o wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym – numery rachunków bankowych przedsiębiorców w rozumieniu art. 49 prawa bankowego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2187 ze zm.), na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat.

 

Numery tych rachunków są potwierdzane przez fiskusa przy wykorzystaniu systemu STIR.

 

To bardzo ważne, jako że od początku 2020 roku każda wpłata wynikająca z transakcji o wartości większej niż 15 tys. zł będzie musiała trafić na konto, którego numer znajduje się na białej liście. W przeciwnym wypadku przedsiębiorcę czekają surowe sankcje.

 

Po pierwsze, nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT. Będzie też zobowiązany do korekty (zmniejszenia) kosztów lub zwiększenia swoich przychodów, jeśli przed zleceniem przelania płatności zaliczył już koszt, który wynika z tej transakcji, do kosztów uzyskania przychodów, w tej części, w jakiej płatność nie trafiła na rachunek znany fiskusowi (albo została dokonana gotówką).

 

Po drugie, taki przedsiębiorca odpowie solidarnie ze sprzedawcą za VAT nierozliczony z tytułu transakcji.

 

Mając na uwadze ilość transakcji zawieranych przez Spółdzielnię z zewnętrznymi firmami i ich trzykrotne weryfikowanie (pierwsza weryfikacja następuje przed podpisaniem umowy/zlecenia, kolejna na dzień wpływu faktury do Spółdzielni i trzecia w momencie realizacji płatności, co powoduje zwielokrotnienie obowiązków pracowników.

 

3.) Wprowadzenie podzielonej płatności w miejsce krajowego odwrotnego obciążenia i tym samym zmiany w systemie wprowadzania i płacenia faktur.

 

Z dniem 01.11.2019 r. został wprowadzony (jako obowiązkowy) mechanizm podzielonej płatności, który stosuje się do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT udokumentowanych fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza 15.000 zł (lub jej równowartość). W stosunku do pozostałych towarów i usług mechanizm ten stosuje się dobrowolnie. Mechanizm podzielonej płatności to rodzaj płatności przelewem za fakturę na rachunek bankowy w podziale na kwotę netto przekazywaną na rachunek podstawowy przedsiębiorcy oraz na kwotę podatku VAT przekazywaną na wyodrębniony technicznie rachunek VAT.

 

Dodatkowo analiza płatności przelewem na kwotę co najmniej 15.000 zł z załącznikiem nr 15 do ustawy o VAT jest celem prawidłowego rozpoznania rodzaju towaru bądź usługi podlegającej obowiązkowej zapłacie w mechanizmie podzielonej płatności (MMP czyli split payment). Niedostosowanie się do wymogów związanych z analizą prawną kontrahenta, jak również w zakresie dokonywania płatności, skutkuje brakiem prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz zaliczeniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów jak również nałożenie dodatkowych sankcji i odpowiedzialności majątkowej za nierozliczone podatki przez kontrahenta Spółdzielni.

 

4.) Wprowadzenie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

 

Już od października 2018 roku sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, czyli i naszej Spółdzielni muszą być sporządzone w konkretnym formacie elektronicznym plików XML. Struktury logiczne i format e-sprawozdań został określony i udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Ponieważ członkom spółdzielni należy udostępnić sprawozdanie finansowe, zatem zrealizowanie obowiązku wynikającego z art. 68 ustawy o rachunkowości może nastąpić np. poprzez wgląd w sprawozdanie finansowe na stanowisku komputerowym zorganizowanym przez Spółdzielnię.

 

5.) Konieczność zmian w systemie i organizacji pracy w związku z wprowadzeniem dla dużych podmiotów od kwietnia 2020 r. obligatoryjnej nowej struktury logicznej JPK_VAT, w której oprócz dotychczasowych danych będzie obowiązkowo podawany szeroki zakres informacji obejmujący grupy poszczególnych towarów oraz rodzaj dokumentu księgowego i informację o podzielonej płatności.

 

Od 01.04.2020 r. zacznie obowiązywać składający się z części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej nowy JPK_VAT oraz zlikwidowane zostaną deklaracje VAT-7 i VAT-7K. Przepisy będą obowiązywały dla dużych przedsiębiorstw, będących czynnymi podatnikami VAT.

 

Kluczowe zmiany z tym związane wynikają z art. 109 ustawy o VAT. Nakładają one obowiązek przesyłania za każdy miesiąc do urzędu skarbowego ewidencji z deklaracją podatkową w formie elektronicznej – fiskus będzie przeprowadzał kontrole nowego systemu. W praktyce można powiedzieć, że w związku z powyższymi zmianami pojawiają się nowe obowiązki, tj. konieczne będzie oznaczanie dodatkowo faktur związanych z towarami wrażliwymi, a więc np. podlegającymi obowiązkowej podzielonej płatności, ale nie tylko. Dodatkowo oznaczenia trzeba będzie podawać w przypadku faktur dotyczących m.in. budynków, budowli i gruntów.

 

6.) Konieczność rozbudowania systemu informatycznego.

 

Chodzi o zaawansowane rozliczenia wpływów i wydatków oraz raportowanie na poziomie poszczególnych lokali w danej nieruchomości i tytułów prawnych lokali ze względu na niekorzystne interpretacje Administracji Skarbowej w zakresie podatku CIT w spółdzielniach mieszkaniowych i powstałe z tego tytułu rozbieżności w gospodarce zasobami mieszkaniowymi z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych.

 

7.) Wprowadzenie opłaty przekształceniowej.

 

Wdrażana jest ona w miejsce opłaty za wieczyste użytkowanie w budynkach mieszkalnych i konieczność zaprowadzenia zaawansowanej analityki rozliczenia tej opłaty z właścicielami lokali w celu uzgodnienia płatności i wyodrębnień lokali z Urzędem Miasta oraz rozliczenie dotychczasowego wieczystego na opłatę przekształceniową za rok 2019.

 

8.) Wprowadzenie Pracowniczych Programów Kapitałowych (PPK).

 

Pracownicze Plany Kapitałowe są powszechnym, dobrowolnym i w pełni prywatnym systemem stworzonym w celu gromadzenia oszczędności długoterminowych przez pracowników. Wpłat w ramach programu dokonuje się zarówno przez pracowników, pracodawców, jak i Państwo. W ramach PPK wyróżnia się wpłaty podstawowe i dodatkowe.

 

Wprowadzenie ustawy spowodowało konieczność zmiany systemów informatycznych oraz prowadzenia indywidualnych kont dla ponad 200 pracowników Spółdzielni, jak również bieżące monitorowanie i wydawanie stosownych zaświadczeń dla pracowników zwalniających się z pracy oraz uzupełnianie rejestrów elektronicznych o nowo zatrudnionych.

 

9.) Zmiana ustawy o ochronie lokatorów od kwietnia 2019 r.

 

W tym przypadku zmiana dotyczy zakresu zadłużeń lokali i związanych z tym utrudnieniem w ściąganiu wierzytelności od dłużników oraz dodatkowe naliczanie opłaty wg stawek ustawowych i przerzucanie różnicy z opłaty eksploatacyjnej na Urząd Miasta w sytuacji pobierania odszkodowania za niezapewniony lokal socjalny przez Urząd Miasta, co w konsekwencji wymusza na Spółdzielni wykonywanie dodatkowych czynności w celu wyegzekwowania od Urzędu należnych zwrotów za korzystanie z lokali socjalnych przez osoby do tego uprawnione.

 

10.) Wprowadzenie nowej polityki rachunkowości.

 

Zasady dotyczące wprowadzania zmian w polityce rachunkowości zostały doprecyzowane w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja". Celem standardu jest, przede wszystkim, określenie zasad ujmowania przez jednostki kontynuujące działalność w księgach rachunkowych i rocznych sprawozdaniach finansowych skutków zmian zasad (polityki) rachunkowości i zmian wartości szacunkowych.

 

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące m. in.:

 

1) określenia roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (w tym także sposobu ustalania wartości szacunkowych, np. wartości godziwej, okresów lub stawek amortyzacyjnych, odpisów aktualizujących wartości składników aktywów na skutek jej utraty czy rezerw oraz stosowania uproszczeń),

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

 

11.) Wprowadzenie polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych.

 

Wprowadzona polityka wynika z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Nadrzędnym celem wprowadzonych regulacji wewnętrznych z zakresu ochrony danych osobowych jest zapewnienie przetwarzania danych osobowych w Spółdzielni w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo, w szczególności ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, zmianom, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

 

Procesy przetwarzania, wobec których Spółdzielnia jest Administratorem Danych zostały opisane w Rejestrze Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

 

12.) Nowy elektroniczny system poboru opłat w Zakładzie Usług Parkingowych, powodujący zwiększoną ilość obowiązków działów Dyrekcji.

 

Od 01.09.2018 r. wprowadzony został bezobsługowy elektroniczny system parkowania, który jest kompatybilny z Interaktywnym Centrum monitorowania.

 

13.) Nowa opłata: adresy korespondencyjne.

 

Uchwałą nr 89/2018 Zarządu KSM z dnia 20.03.2018 r., która weszła w życie z dniem 01.07.2018 r. – wprowadzono opłaty za usługi dodatkowe związane z wysyłką pism (rozliczenia, informacje o opłatach za lokale) na wskazane adresy korespondencyjne w obrocie krajowym w wysokości 4,50 zł i zagranicznym w wysokości 9,00 zł (jako usługa nieopodatkowana) wykonywane na wniosek użytkowników lokali mieszkalnych.

 

Powyższe opłaty będą waloryzowane proporcjonalnie do zmian opłat operatorów pocztowych świadczących usługi na rzecz Spółdzielni.

 

14.) Ugody z osobami zalegającymi z wnoszeniem opłat za korzystanie z lokali.

 

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom zadłużonych mieszkańców, Zarząd wdrożył w 2018 roku nową formę zawierania porozumień w zakresie umożliwienia sukcesywnej spłaty należności poprzez dwustronne podpisywanie ugód o ratalną spłatę zadłużenia.

 

O możliwości zawarcia takiego porozumienia dłużnicy informowani są w wezwaniach do zapłaty, przesłanej korespondencji, zaproszeniach na posiedzenia Zarządu Spółdzielni, a także podczas bezpośrednich kontaktów z pracownikami Działu Analiz i Windykacji Należności i członkami Rad Osiedli.

 

Ugoda umożliwia uzyskanie spłaty całości należności od dłużnika niezależnie od etapu postępowania egzekucyjnego.

 

Zasadniczą cechą ugody jest to, że zawierające ją strony czynią sobie wzajemnie ustępstwa (np. zawieszenie naliczania dalszych odsetek przez cały okres spłaty).

 

15.) Zmiana w przepisach regulujących okres przedawnienia roszczeń - skrócenie okresów przedawnienia.

 

Ustawą z dnia 13.04.2018 r. o zmianie ustawy Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw istotnie zmodyfikowano zasady przedawnienia cywilnoprawnych roszczeń majątkowych. Poza zmianą długości terminów przedawnienia oraz zasad przedawnienia roszczeń przysługujących przedsiębiorcom przeciwko konsumentom, co dla Spółdzielni oznacza, że z przyczyn od nas niezależnych część roszczeń nam przysługujących może zostać nie w pełni zaspokojona, mimo dołożenia wszelkich starań ze strony Spółdzielni w procesie przekazywania spraw do właściwych instytucji.

 

16.) Przejście na system elektronicznych przelewów.

 

Dostosowanie się do tego wymogu wymagało wprowadzenia nowych procedur oraz zmiany obowiązków dla pracowników.

 

17.) Zainstalowanie terminala płatniczego.

 

Terminale to urządzenia elektroniczne służące przede wszystkim do akceptowania kart płatniczych. Ponieważ coraz popularniejszym wśród mieszkańców sposobem regulowania należności lub za świadczone usługi jest płacenie przy użyciu „plastikowego pieniądza".

 

Wprowadzenie bezgotówkowej formy rozliczeń pozwala przedsiębiorcy na ograniczenie kosztów związanych z odprowadzaniem gotówki z utargów do banku. Im mniej w kasie gotówki, tym rzadziej trzeba ją konwojować do banku. Nie bez znaczenia jest również fakt, że banki z reguły pobierają prowizje nawet od wpłat gotówki na własne konto bankowe przedsiębiorcy.

 

Z poważaniem

TERESA ŚLĄZKIEWICZ

 

 

 

Trzy artykuły autorstwa członków Zarządu Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej puentują – każdy w swoim zakresie – niedostrzegany na co dzień fakt powstawania w działalności Spółdzielni kosztów będących skutkiem decyzji powstających poza i ponad nią.

 

Ponieważ źródłem finansowania Spółdzielni są comiesięczne płatności jej członków, przeto zadekretowana gdzieś daleko od Spółdzielni potrzeba wydatkowania przez nią pieniędzy dociera ostatecznie właśnie do członków, do ich budżetów domowych, a przy skromności tychże dzieje się to nierzadko z siłą „tornada", chociaż wywołanego gdzieś tam „trzepotem skrzydeł motyla". Dla spółdzielców – nie znających przyczyn i mechanizmu podwyżek kosztów – decydentem wzrostu płatności zda się być Spółdzielnia. Zwłaszcza, że owe pełzająco rosnące wydatki lokowane są formalnie po stronie „kosztów zależnych od Spółdzielni". Tymczasem wcale tak nie jest, bo ich zaistnienie zostało Spółdzielni narzucone, bez szansy na jakiekolwiek odwołanie.

 

Mamy nadzieje, że lektura wszystkich trzech artykułów poświęcona temu zagadnieniu wyjaśniła wiele kwestii, pozwoliła zrozumieć mechanizmy finansowo-gospodarcze w których żyjemy i działamy. Uzmysłowiła fakt posiadania prywatnej własności, jaką jest dla członków Spółdzielnia, którą tworzą. I czerpania z tego tytułu korzyści, ale jednocześnie posiadania też wielu obowiązków.

 

Rzecz jasna artykuły nie wyczerpują całego ogromu spraw, które na potrzeby tej publikacji zostały określone mianem „pełzającego wzrostu cen". Omówiona została bardzo istotna, ale tylko część tego zjawiska.



     

 
 
Wiadomości


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych.
Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia.
Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
Więcej informacji: Polityka prywatności (Cookies-RODO)