2019-03-19

Chronimy dane osobowe

członków spółdzielni

 

Prezes Zarządu KSM:

mgr Krystyna Piasecka

 

Szanowni Państwo, Szanowni Czytelnicy ! Nigdy tak nie było (a z całą pewnością w naszej Spółdzielni), by dane osobowe członków spółdzielni mieszkaniowej były udostępniane postronnym, nieuprawnionym osobom. Ze składem członkowskim, obok upoważnionych pracowników spółdzielni, mogli zapoznawać się tylko inni członkowie. Zasady te, wynikające z prawa obowiązującego w naszym kraju, uściślone były normami statutowymi oraz regulaminami i zarządzeniami wewnętrznymi. To też wielki, o międzynarodowym zasięgu wstrząs wywołany wejściem 25 maja 2018 w życie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), w przypadku Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej wskazał tylko na konieczność dostosowania istniejących u nas uregulowań do nowego, jeszcze bardziej szczegółowego i bardzo wysokiego, a przy tym niezmiernie rygorystycznego poziomu.

 

O tym, że wdrażamy w naszej Spółdzielni nowe uregulowania prawne, powiadomieni zostali wszyscy członkowie na łamach ubiegłorocznego, czerwcowego wydania „Wspólnych Spraw" [Nr 6(328)/2018] w specjalnej publikacji: „RODO weszło w życie. Unijne „Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych" dotyczy każdego" Powołaliśmy wtedy w Spółdzielni specjalny Zespół do spraw wdrożenia RODO pracujący pod kierunkiem Inspektora Ochrony Danych. Opracowany przezeń dokument obejmuje całokształt polityki bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych w KSM i liczy kilkaset stron. Obowiązuje w KSM mocą decyzji Zarządu podjętej w lutym bieżącego roku.

 

Po co ja o tym piszę ? – może ktoś zapytać. RODO weszło w życie, obowiązuje, trzeba je wypełniać i kwita. No tak. Ale na drodze od decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 27.04.2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, poprzez polską (wielce spóźnioną) ustawę sejmową o ochronie danych osobowych, bo podjętą dopiero 10 maja 2018 roku (Dz. U. 2018 poz. 1000), do przetworzenia wszystkiego i dostosowania do warunków Spółdzielni trzeba było dokonać przeogromnej pracy prawno-logistycznej. Takich działań nie da się zrobić na zasadzie „pstryk palcami"– i już wszystko jest załatwione, i funkcjonuje. Ustawodawca (nie pierwszy raz i jak mniemam zapewne nie po raz ostatni) uznał, że w każdym podmiocie objętym RODO – czyli praktycznie wszędzie – wszystko zrobi się samo z siebie, no i jeszcze bezkosztowo. Tymczasem to oczywista nieprawda.

 

W najmniejszym nawet podmiocie życia gospodarczego czy społecznego potrzeba wykonać konkretną (tym razem trwającą w KSM 9 miesięcy) pracę, a ta, jak to praca – co też oczywiste – musi być opłacona. Z własnych środków finansowych podmiotu zobowiązanego do stosowania danego aktu prawnego. W przypadku Spółdzielni są to pieniądze pochodzące z comiesięcznych opłat (jakie uiszczają jej członkowie za użytkowanie swoich lokali mieszkalnych, usługowych lub garaży) przeznaczonych na pokrycie części kosztów Centrum Zarządzająco - Usługowego KSM lub, jak kto woli – kosztów ogólnozakładowych Spółdzielni. To nie żadna tajemnica. Tak dzieje się przecież zawsze, gdy prawodawca uchwala coś nowego i obowiązującego („wyłącznie" lub „także") spółdzielczość mieszkaniową.

 

I teraz najważniejsza dla członków Spółdzielni informacja – nadrzędnym celem wprowadzonych w Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej regulacji wewnętrznych związanych z RODO jest zapewnienie przetwarzania danych osobowych w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo, a w szczególności ochronę przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przed pozyskaniem ich przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Służy temu w KSM wieloraki i precyzyjnie określony zespół środków i sposobów ochrony danych osobowych. Zostały one wprowadzone nie jako modyfikacja starych przepisów, ale jako wdrożenie – niemal od podstaw – całkiem nowego systemu i są one wypełniane przez wszystkich pracowników Spółdzielni, w skali i stopniu właściwym dla zajmowanego przez konkretnego pracownika stanowiska zawodowego i otrzymanego upoważnienia od Spółdzielni – jako pracodawcy.

 

Naturalnie wprowadzona polityka bezpieczeństwa obejmuje przetwarzanie danych osobowych – wobec których Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej przysługuje status Administratora Danych – zarówno w nowoczesnych systemach informatycznych, jak i w tradycyjnych (papierowych) systemach, to znaczy w księgach, skorowidzach, wykazach, zbiorach ewidencyjnych gromadzonych i przetwarzanych w celach rekrutacyjnych, zatrudnieniowych, nawiązywania współpracy, finansowych i rachunkowych, marketingowych, handlowych oraz windykacyjnych.

 

Szczegóły funkcjonowania tego wewnątrzspółdzielczego systemu ochrony danych osobowych nie są nikomu udostępniane.

 

Gwoli przypomnienia, ale i dla dopełnienia formalności informacyjnej, podaję w tym miejscu, że Administratorem Danych osobowych wszystkich członków KSM jest: Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa z siedzibą w (40-168) Katowicach, przy ul. Klonowej 35c, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sad Rejonowy Katowice - Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000053738, NIP 634 013 41 22, REGON 000484647.

 

Zgromadzone dane osobowe przetwarzane są przez KSM wyłącznie w celach:

  • realizacji zadań statutowych oraz obowiązków i uprawnień wynikających wprost z przepisów prawa, takich jak ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych z dnia 15 grudnia 2000 roku z późniejszymi nowelizacjami, (np. pośrednictwo przy zakupie, sprzedaży, wynajmowaniu lokali, prowadzeniu działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej, przy przyjmowaniu w poczet członków),
  • administracyjnych, będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu,
  • dowodowych bądź archiwalnych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,
  • ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącymi realizacją naszego Spółdzielni i spółdzielców prawnie uzasadnionego interesu.

Odbiorcą tych danych osobowych mogą zostać podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa (Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, prokuratura, sąd), firmy współpracujące z KSM w zakresie rozliczania mediów oraz kontrahenci, z którymi Spółdzielnia zawiera umowy w ramach bieżącej działalności, np. zgodnie z Planem Remontów czy Planem działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej.

 

I jedna szczególnie ważna informacja: – każda osoba, której dane znajdują się zbiorze KSM jako Administratora Danych ma prawo dostępu do swoich danych, może uzupełniać je lub sprostowywać, także żądać ich usunięcia (oświadczając to wyłącznie pisemnie) o ile dane w dalszym ciągu nie są niezbędne dla celów, w których zostały zebrane.

 

Ponieważ już obecnie dominująca część danych osobowych zgromadzona jest w systemach informatycznych, a nowo pozyskiwane dane zachowywane są niemal wyłącznie w ten sposób, w Spółdzielni wdrożone są i na bieżąco modyfikowane mechanizmy ochrony informatyczno-technicznej, takie jak szyfrowanie, stosowanie unikatowych identyfikatorów haseł, ochrona antywirusowa i kryptograficzna. Wszyscy pracownicy Spółdzielni, a także członkowie Rady Nadzorczej, zostali przeszkoleni w zakresie stosowania ustawy o RODO. Przewidziane jest także szkolenie członków Rad Osiedli w tym zakresie, jaki zaplanowano na koniec marca br.

 

Z przeogromnego dokumentu na temat ochrony danych osobowych w KSM opracowanego i wdrożonego w życie zasygnalizowałam Państwu jedynie najistotniejsze kwestie. Zapewniam jednak Państwa, że w każdym, najdrobniejszym szczególe Katowicka Spółdzielnia Mieszkaniowa spełnia wszystkie prawne wymogi oraz dokonuje wszelkich starań, by dane osobowe naszych członków były w należyty sposób przechowywane i chronione. Zachęcam wszystkich członków naszej spółdzielczej wspólnoty do bieżącego śledzenia informacji na internetowej stronie: ksm.katowice.pl w zakładce: polityka prywatności (RODO). W przypadku pytań i chęci osobistego poznania na przykład brzmienia własnych danych osobowych w zbiorze administrowanym przez KSM proszę kontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych poprzez korespondencję e-mailową adresowaną: iod@ksm.katowice.pl

 

Po tych informacjach o ochronie, o tajności (między innymi) imion i nazwisk osób – robię przeskok do pełnej jawności. Jako pierwszy przykład podaję siebie, prezes Zarządu i Dyrektora KSM – Krystynę Piasecką. Ale stosownie do zajmowanego stanowiska i podaniu do wiadomości publicznej personaliów – jawność dotyczy wielu jeszcze funkcyjnych osób w Spółdzielni. Wiem, że naturalną chęcią chyba każdego człowieka jest osobisty kontakt z drugim człowiekiem. Nie z instytucją, nie z jakimś jej formalnym przedstawicielem, ale z konkretną osobą. I zarówno ja, jak i grono moich współpracowników w Centrum Zarządzająco- Usługowym, jak i we wszystkich administracjach osiedlowych, czynimy wszystko, by okazji i miejsc do takich bezpośrednich kontaktów było wiele. Przykładem są chociażby odbywające się od 27 lutego (potrwają do 11 kwietnia) Zebrania Osiedlowe. Ale i innych sposobności jest sporo, no i są one wykorzystywane.

 

Jest jednak nieco inny aspekt takich kontaktów – korespondencyjny. Wcale nierzadko ktoś z naszych członków ma jakąś swoją osobistą sprawę do załatwienia w Spółdzielni. Nawet nie podaję przykładów, bo jest ich mnóstwo – od kwestii prawdziwie życiowych, po można tak powiedzieć (nie uwłaczając w tym względzie komukolwiek) – mało istotne, mierząc realną wagą rzeczowo - merytoryczną – błahostki. No i zdarza się, iż osoba będąca w potrzebie uzyskania jakiejś ze strony Spółdzielni pomocy, załatwienia czegokolwiek uznaje, że korespondencję omawiającą swój „problem" należy bezwzględnie zaadresować imiennie, często z dopiskiem: „do rąk własnych" nie jako tym samym wskazując osobę, od której żąda, by tą właśnie sprawą osobiście się zajęła. List do Spółdzielni dochodzi. Ale wymieniona z imienia i nazwiska osoba – adresat pisma, nie czyta go od razu, bo np. z jakichś powodów nie jest obecna – jest na urlopie, choruje, przebywa w sanatorium itp. A klauzula „do rąk własnych" zobowiązuje do poufności i nieotwierania koperty. W ten sposób nadawca nieświadomie wydłuża w czasie proces rozpatrzenia jego pisma czy postulatu, któremu bieg będzie nadany dopiero gdy imiennie wzmiankowany adresat przybędzie na stanowisko pracy.

 

Sytuacje takie nie są wprawdzie nagminne, ale zdarzają się. W efekcie sprawa, którą można było załatwić (a przynajmniej na list odpowiedzieć) od ręki – ślimaczy się. Autor korespondencji jest niezadowolony, a i adresat czuje ogromny dyskomfort czytając z dwu-trzytygodniowym opóźnieniem tekst o jakiejś sprawie, zwłaszcza, gdy czas upłynął bez efektywnie, może negatywnie rzutować na sposób rozwiązania problemu. Z reguły treść listów wskazuje, że daną sprawę np. może podjąć dowolny członek Zarządu Spółdzielni (a nie, jak w tym opisywanym przypadku jednoosobowo np. Krystyna Piasecka, czy też inny, kompetentny pracownik Spółdzielni, niż adresat imiennie wskazany przez nadawcę pisma).

 

Ani ja osobiście, ani nikt z funkcyjnych pracowników Spółdzielni nie ukrywamy swoich personaliów. Ale jednak prosimy, in corpore, o zaniechanie klauzuli „do rąk własnych", o adresowanie korespondencji instytucjonalnie – do Zarządu KSM, albo po prostu do Katowickiej Spółdzielni Mieszkaniowej. List po nadejściu natychmiast będzie otwarty, opatrzony stosowną sygnaturą i rozpatrzony przez właściwą i kompetentną osobę.

 

Wskazanie imiennego adresata i tak nie spowoduje wyręczenia lub wykluczenia z postępowania osoby lub osób, które za dany odcinek pracy odpowiadają. Wskazany przez nadawcę pisma konkretny adresat, nawet jeśli takie jest życzenie lub zamysł respondenta – niekoniecznie jest czy będzie zobowiązany do osobistego załatwienia danej sprawy, jeśli jest to obowiązkiem i uprawnieniem innego pracownika (a co wynika z Regulaminu Pracy Spółdzielni). Warto o tym we własnym, dobrze pojętym interesie pamiętać i nie ustalać samemu adresata, który się ma daną sprawą zajmować. To rola dekretującego przychodzącą pocztę członka Zarządu (w zasadzie Prezesa Zarządu, a pod jego nieobecność zastępującego go innego członka Zarządu). W innym przypadku trzeba liczyć się z możliwymi z tego powodu (po zastrzeżeniu – „do rąk własnych") „zakłóceniami" dotyczącymi terminowości rozpatrzenia swojego pisma, czy pism. Na marginesie wspomnę iż, bywa, że jedna i ta sama osoba potrafi w ciągu jednego dnia (lub dzień po dniu), przesłać do Spółdzielni i często w tej samej kwestii – nawet kilka korespondencji. Nie jest to oczywiście zabronione, ale czy rzeczywiście pomaga w przyspieszeniu merytorycznego rozpatrzenia zgłaszanej sprawy ?

 

Mam nadzieję, że wybaczycie mi Państwo ten tak osobisty i bezpośredni apel. Kanwą do niego jest niedawna, już tegoroczna, sytuacja związana z moim urlopem wypoczynkowym i dwutygodniowym czekaniem tegoż konkretnego listu na otwarcie przez „ręce własne" adresatki, a temat w tym przypadku dotyczył rutynowej reklamacji okresowego rozliczenia mediów i nie wymagał szczególnej osobistej ingerencji Prezesa Spółdzielni, Sorry!

 

Z poważaniem

KRYSTYNA PIASECKA



     

 
 
Wiadomości


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych.
Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia.
Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki.
Więcej informacji: Polityka prywatności (Cookies-RODO)